O objetivo de uma empresa é crescer, prosperar e gerar mais lucratividade. Para que isso seja possível, uma série de fatores são fundamentais e fazem toda a diferença, e a boa gestão contábil é um dos pilares de um negócio. Diante de problemas nessa administração, é necessário, em muitas ocasiões, trocar de contador.
Seja na procura por ferramentas diferenciadas, em razão da relação com o serviço contratado, seja pela busca de otimizar melhor o tempo de sua gestão contábil, seja mesmo para garantir mais economia ao seu bolso, pode ser necessário buscar outras soluções disponíveis no mercado.
Neste artigo especial, vamos explorar os motivos que podem fazer com que uma empresa considere trocar de contador, destacar a importância da contabilidade para um negócio e trazer outros detalhes para auxiliar você a tomar a melhor decisão visando administrar suas finanças.
A importância da contabilidade para uma empresa
Antes de mais nada, é preciso destacar que a contabilidade desempenha um papel crucial no sucesso de um empreendimento, independentemente de sua área de atuação. Certamente, a boa administração contábil traz muitos benefícios. Vamos citar alguns deles na continuação deste texto.
Controle financeiro
Uma gestão contábil eficaz permite que uma empresa faça um controle muito mais eficiente de suas finanças, registre todas as transações e movimentação, monitore receitas e despesas, administre o fluxo de caixa e os estoques, entre outros pontos.
Tudo isso está ligado diretamente à lucratividade, pois garante que investimentos sejam feitos no momento certo e evita o pagamento de juros e multas, além de diversas outras questões que proporcionam mais rentabilidade a um negócio.
Cumprimento das obrigações legais e fiscais
Toda empresa precisa cumprir uma série de obrigações legais e fiscais. A contabilidade garante que o empreendimento esteja em conformidade com as leis e toda a regulamentação fiscal, auxiliando na elaboração e no envio de declarações e relatórios obrigatórios, além de dar suporte no cumprimento das datas estabelecidas.
Planejamento e orçamento
Utilizando as informações contábeis como base, fazer um planejamento financeiro estratégico e estabelecer um orçamento apropriado fica muito mais viável. Isso auxilia na definição de metas financeiras, na alocação eficiente de recursos e na antecipação de possíveis desafios ou oportunidades.
Tomadas de decisão
Em meio à administração de um negócio, inúmeras decisões precisam ser tomadas. Nada mais eficiente do que se basear nas informações contábeis, tendo uma visão mais clara da saúde financeira da empresa, identificando oportunidades de crescimento e ajustando pontos necessários.
Posso trocar de contador?
Como você viu, a contabilidade é importantíssima para o sucesso de um negócio. Diante disso, é necessário que todos os processos contábeis sejam aplicados de forma adequada. Quando isso não ocorre, você pode, sim, trocar de contador.
Esse é um direito previsto pelo Código de Defesa do Consumidor e você pode escolher a melhor solução de acordo com as necessidades do seu negócio. Existem, entretanto, algumas questões que devem ser avaliadas, e vamos passar por cada uma delas ao longo deste texto.
Por que trocar de contador?
São muitos os motivos que podem levar uma empresa a buscar o suporte de outro escritório de contabilidade. Nós já citamos algumas dessas possibilidades neste artigo, mas elencamos outras razões que costumam levar à troca de contador.
Atendimento
Uma pessoa ou uma empresa que contrata um serviço está procurando, obviamente, por um atendimento de qualidade. Na contabilidade não é diferente. É preciso oferecer um atendimento de excelência, sempre disponível para trazer soluções aos problemas contábeis vividos pelo cliente.
Podemos esperar de um atendimento de qualidade:
- Time de contadores à disposição para sanar dúvidas,
- Retorno rápido para solicitações e demandas.
- Plataformas seguras para a troca de informações e documentos.
- Atendimento por diferentes canais.
- Cumprimento de prazos de entregas e outras demandas.
Quando esses e outros pontos relacionados ao bom atendimento não são atendidos, talvez seja o momento de considerar a ideia de substituir o contador.
Entregas de obrigações contábeis e tributárias
Entregas atrasadas geram muitos problemas às empresas. O que se espera de uma contabilidade é que ela seja capaz de cumprir todos os prazos, acima de tudo no pagamento de tributos e entregas de documentos, que podem gerar dor de cabeça e até o pagamento de multas no futuro.
Todas as obrigações precisam estar em dia. Por isso, um time de contabilidade deve ter responsabilidade para cuidar de guias, relatórios, declarações e outras demandas, sempre levando em consideração a legislação em vigor e os prazos estabelecidos pelos órgãos fiscalizadores.
Problemas do tipo podem afetar não apenas as finanças de uma empresa, mas também ocasionar outros problemas ainda mais graves, inclusive a suspensão do CNPJ – o que pode ocorrer de forma definitiva em alguns casos.
Apurações e cálculos
Uma empresa tem seus compromissos, como o pagamento de seus tributos, de acordo com o regime tributário escolhido, e de outras taxas, documentos e boletos. Apurações e cálculos devem ser realizados com toda a atenção a fim de evitar prejuízos e garantir que a organização esteja em dia com suas obrigações.
Uma contabilidade precisa ter muita atenção ao fazer qualquer tipo de cálculo e problemas desse tipo indicam que talvez seja esse o melhor momento para trocar de contador e contar com ferramentas que evitem ou minimizem os erros.
Extravio de documentos e erro nos dados
Documentos extraviados e dados incorretos podem acarretar em penalidades legais para o cliente, entre outras consequências. Alguns equívocos podem se tornar gatilhos para a troca de uma contabilidade.
Alguns exemplos são:
- Preenchimento incorreto de obrigações acessórias.
- Relatórios elaborados de forma equivocada.
- Demonstrativos contábeis errados.
- Arquivos enviados incorretamente.
- Extravio de documentos.
- Uso de tecnologias pouco seguras.
Na era da informação, a contabilidade digital veio para revolucionar a forma como as pessoas tratam de suas questões contábeis. É fundamental contar com soluções tecnológicas de excelência, que permitam não apenas agilidade, mas muito mais segurança no armazenamento e na troca dos dados.
A OBVIA Contabilidade Digital conta com uma tecnologia de ponta e um aplicativo que, de forma totalmente segura, garante a administração de suas finanças. E tudo isso garantindo muito mais economia e acesso a um atendimento personalizado, disponibilizando por diferentes canais.
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Acompanhamento das atualizações legais
O mundo está em constante mudança e as legislações seguem essa tendência. Alterações regulares ocorrem e, por essa razão, é necessário que a contabilidade esteja atenta e dedicada à devida atualização.
É preciso que o time de contadores garanta que sua empresa continue usufruindo das vantagens, isenções e programas que se adaptem ao seu tipo de empresa, certificando-se de que todas as entregas sejam realizadas em dia para assegurar esses benefícios.
Se a falta de atualização é um problema na sua contabilidade, talvez esteja na hora de considerar a possibilidade de fazer essa troca.
Qual a melhor hora para trocar de contador?
Não existe uma hora certa para trocar de contador.
Se você levar em consideração os erros que citamos anteriormente e chegar à conclusão de que seu negócio pode estar sendo prejudicado e deixando de usufruir dos benefícios aos quais tem direito, esse é o melhor momento de trocar o seu time de contadores.
Quero mudar de contador. E agora?
Caso tenha entendido que, para a realidade atual da sua empresa, a melhor decisão é trocar de contador, é importante se atentar a algumas questões. A seguir, reunimos alguns pontos nos quais ficar de olho ao escolher um novo escritório de contabilidade.
Verifique o seu contrato vigente
Esse é o primeiro passo. É necessário verificar qual é o seu atual contrato que vincule a sua empresa à prestadora de serviço. Em alguns casos, especialmente na contabilidade tradicional, cláusulas contratuais podem prever o pagamento de multa ou mesmo o cumprimento de aviso prévio.
Essa verificação é valiosa para evitar problemas legais que possam surgir no futuro e também serve como um norte na hora de escolher uma nova contabilidade.
Atente-se às pendências
Antes de trocar de contador, também é necessário verificar possíveis situações que ainda estejam em processamento e checar se existem pendências de qualquer origem com relação aos seus processos contábeis.
O mais indicado é analisar não apenas os documentos mais recentes, mas também consultar, com bastante atenção, a documentação mais antiga, evitando surpresas desagradáveis durante o processo de troca de contabilidade.
Formalize sua decisão
Depois de verificar todas essas questões, é necessário entrar em contato com a prestadora de serviços atual, comunicar a sua decisão e formalizá-la.
É necessário, além de solicitar o encerramento do contrato, informar a data final do serviço, requerer toda a documentação (física e/ou digital) e requisitar um relatório de situação cadastral a fim de verificar possíveis pendências.
Além disso, você pode solicitar que toda a documentação seja enviada ao profissional ou à empresa que passará a ser responsável por sua contabilidade.
Escolha seu novo serviço de contabilidade
É fundamental escolher o novo serviço de contabilidade antes mesmo de encerrar o contrato com o anterior, mas essa formalização só é realizada posteriormente ao término do atual vínculo.
O que levar em consideração para escolher uma nova contabilidade:
- Experiência da empresa ou do profissional escolhido.
- Serviços prestados ao cliente.
- Atendimento e canais disponíveis.
- Cadastro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
- Ferramentas modernas, como aplicativos que facilitem o acesso à documentação com segurança de dados e informações.
- Recomendações de outros clientes.
No mundo em que vivemos hoje, há outra questão extremamente importante a ser verificada ao trocar de contador: a tecnologia utilizada. Garantir a segurança de seus dados e processos é fundamental.
Conte com uma tecnologia de ponta
Se você decidiu trocar o seu time de contadores e deseja contar com uma tecnologia de ponta, conte com a OBVIA Contabilidade Digital, que garante a sua gestão contábil na palma da sua mão.
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- Diversos canais: converse com a gente e tire suas dúvidas por diversos canais.
- Economia no seu bolso: muito mais rentabilidade e economia para a sua empresa em relação às contabilidades tradicionais. Tudo isso com um serviço de qualidade e com toda a segurança que seu negócio merece.
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