Quer saber como emitir nota fiscal eletrônica (NFS-e)? Esse documento digital é extremamente importante para quem vende ou presta serviços a uma pessoa física ou a uma pessoa jurídica. O formato substitui a antiga nota de papel, preenchida manualmente.
Gerada e armazenada digitalmente, a NFS-e proporciona rapidez e transparência nas transações realizadas entre clientes e prestadores de serviço. Também facilita o controle fiscal e tributário realizado pelos órgãos fiscalizadores. Apesar de o processo ser muito burocrático, a boa notícia é que o documento comprova a realização de um serviço, o valor cobrado e a data, resguardando o empreendedor de futuros problemas.
Quer saber mais sobre como emitir nota fiscal eletrônica? A seguir, daremos algumas dicas imperdíveis sobre o assunto neste artigo especial elaborado pelos especialistas da ÓBVIA Contabilidade Digital. Vamos nesta?
O que é NFS-e?
A NFS-e é o documento que comprova uma prestação de serviços entre empresas ou entre uma empresa e um consumidor final. Também é utilizado para recolher o Imposto Municipal sobre essas transações, que, no caso, é o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). Esse recolhimento é feito por empresas e para profissionais autônomos.
A NFS-e é o documento que comprova uma operação de compra e venda de produtos ou serviços. Também é utilizada para recolher tributos que incidem sobre essas transações, como o ISS e o ICMS, no caso de empreendedores não optantes pelo Simples Nacional.
Empresas de todos os segmentos devem saber como emitir a nota fiscal eletrônica para comprovar o seu faturamento e a realização de um serviço. No entanto, há algumas exceções à regra, como é o caso do Microempreendedor Individual (MEI), que só é obrigado a emitir o documento quando vende para pessoas jurídicas ou se o comprador solicitar.
Vale observar que somente empreendedores formalizados conseguem emitir a nota fiscal, uma vez que o cadastro exige um CNPJ ativo e o registro na Secretaria da Fazenda da cidade onde mora (no caso de autônomos). Além disso, algumas empresas e os órgãos públicos só compram de quem emite nota fiscal.
Qual a diferença da NFS-e e os outros documentos fiscais?
Saber como emitir nota fiscal eletrônica é apenas uma das obrigações que os empreendedores devem observar no cumprimento do dever legal. De fato, o governo e, mais especificamente, a Receita Federal, estabelecem que pessoas físicas e jurídicas emitam outros documentos fiscais como o Conhecimento de Transporte Eletrônico, o Manifesto de Documentação Eletrônico e o Cupom Fiscal.
Há quem confunda a NF-e com o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica); no entanto, esses documentos não são equivalentes. O DANFE tem o objetivo de facilitar a conferência das informações da nota, pois os dados são facilmente visualizados. Ou seja, esses dois documentos são complementares.
Além disso, o DANFE deve acompanhar as mercadorias transportadas em território brasileiro. Já a NF-e em formato XML comprova as informações sobre a mercadoria vendida ou o serviço contratado.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Há diferentes tipos de nota fiscal eletrônica; cada uma atende a uma necessidade específica do empreendedor. As mais utilizadas são as seguintes:
Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)
A NFA-e é emitida por empreendedores, profissionais liberais ou autônomos que não são obrigados a emitir a nota fiscal eletrônica. Para efetivar a transação, o interessado deve se inscrever no Cadastro de Contribuintes Mobiliários (CCM) da cidade onde mora a fim de obter um código de serviço. O próximo passo é a inscrição no sistema de impressão de notas.
A falta de praticidade da NFA-e é evidente, uma vez que é preciso solicitar nota por nota ao órgão responsável e preencher os mesmos campos repetidas vezes.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Documento preenchido e armazenado digitalmente, a NF-e tem validade e é comprovada pela assinatura digital do emissor. A emissão exige credenciamento prévio da Secretaria da Fazenda do estado ou do município de origem, conforme a categoria.
Nota Fiscal de Venda ao Consumidor eletrônica (NFC-e)
É o documento emitido por empresas que comercializam produtos para o consumidor final. Pode ser preenchido manual ou digitalmente. No segundo caso, o cadastro na Secretaria da Fazenda do estado é obrigatório, uma vez que sobre a operação há cobrança de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), isto é, um imposto estadual.
Já os MEIs que atuam no setor do comércio ou da indústria devem se cadastrar na Secretaria da Fazenda estadual, visto que o ICMS é um tributo estadual com valor fixado pelos estados e pelo Distrito Federal.
Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)
Comprova a prestação de um serviço ao consumidor final. A emissão exige o cadastramento na prefeitura da cidade onde o trabalho será executado, já que o Imposto Sobre Serviços (ISS) é cobrado pelo município.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Para emitir o CF-e, o empreendedor tem que solicitar uma autorização ao Fisco. Pode ser impresso em qualquer tipo de impressora ou enviado ao cliente pelo celular ou pelo e-mail. A validação exige a assinatura digital do emitente.
Nota Fiscal Complementar
Visa corrigir valores tributários, nesse caso, o valor da operação deve ser somado ao da nota original. Ou seja, a nota fiscal complementar corrige erros no lançamento de impostos, em classificações falhas ou no reajuste de preços de produtos ou serviços. Também pode ser utilizada na variação de cotação de moedas, no caso de exportações.
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Quem precisa emitir nota fiscal eletrônica?
As empresas brasileiras podem emitir NFS-e sempre que prestarem um serviço de qualquer natureza ou venderem um produto a uma pessoa física ou a uma pessoa jurídica. Assim, independente do faturamento anual e de onde a empresa está localizada, a comprovação dos serviços prestados é feita por meio da nota fiscal eletrônica.
Um negócio só está dispensado dessa obrigação por autorização legal ou pela legislação, algo que é bem raro. É o caso, por exemplo, dos advogados.
O MEI também deve emitir nota fiscal eletrônica?
A partir de 1º de setembro de 2023, em razão da Resolução nº 169 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN), o MEI deve emitir NFS-e a partir do padrão nacional sempre que vender ou prestar serviços a uma empresa. Quando o negócio for realizado com uma pessoa física, a emissão é opcional. O objetivo é padronizar as emissões e prover simplificação aos Microempreendedores Individuais.
É importante ficar atento, pois os empreendedores que deixarem de emitir nota fiscal podem ser multados e, em casos mais graves, acusados de sonegação fiscal.
Para que serve a nota fiscal eletrônica?
Criada em 2006, a nota fiscal eletrônica modernizou o processo de emissão, formalizando a prestação de serviços no ambiente físico ou virtual. A NFS-e desempenha ainda os seguintes papéis no cenário tributário da empresa:
Cumprimento do dever tributário
Quem é MEI deve aprender o sistema padronizado pelo governo. Emitir a NFS-e garante que os tributos devidos sejam calculados e pagos corretamente. Assim, o empreendedor fica sempre em dia com as suas obrigações fiscais conforme a legislação vigente.
Comprovação das transações
A NFS-e é emitida com hora, data, valor e serviços prestados. O documento, portanto, registra detalhes essenciais da transação e comprova que as partes cumpriram o acordo.
Aumento da confiabilidade
Segura e confiável, a NFS-e comprova a prestação de um serviço. Com o Certificado Digital, os dados são criptografados, tornando a transação confiável e segura. Além disso, saber como emitir nota fiscal dispensa um representante legal da empresa na Receita Federal, uma vez que o documento tem fé pública.
Melhor controle
Ter conhecimento do procedimento de emissão de nota fiscal ajuda a gerenciar a entrada e a saída de dinheiro da conta da empresa. Assim, fica mais fácil equilibrar as finanças e entender como é possível economizar.
Outro ponto a destacar é que, como as notas fiscais são armazenadas digitalmente, o documento facilita a realização de auditorias tanto externas como internas.
Quais as vantagens de saber como emitir nota fiscal eletrônica?
Entre as vantagens da NFS-e, vale destacar:
Sustentabilidade
Economizar papel melhora o caixa da empresa, mas não podemos esquecer o impacto ambiental que isso significa. O planeta vem sofrendo com mudanças climáticas; por essa razão, preservar a natureza é fundamental para minimizar os danos causados ao meio ambiente.
Reduzir a quantidade de papel utilizado no nosso dia a dia é preservar florestas, contribuindo para a redução das ilhas de calor formadas nas grandes cidades. O impacto na cadeia logística também é grande: com menos material em circulação, há menor emissão de gases poluentes, que contribuem para o efeito estufa.
O impacto da decisão de saber como emitir nota fiscal no Brasil é enorme – milhões de árvores serão preservadas à medida que os empreendedores deixarem de utilizar o papel.
Praticidade
Processos manuais impactam a produtividade já que é preciso repetir a mesma tarefa inúmeras vezes. Outro problema é que podem acumular erros de digitação e até a inclusão de dados incorretos.
Por outro lado, um sistema automatizado simplifica o processo, já que os dados da empresa ficam salvos no emissor, garantindo maior previsibilidade da movimentação financeira.
Redução de custos
Muitos empreendedores precisam emitir alto volume de notas fiscais por dia. Imagine que, além de saber como emitir nota fiscal eletrônica, é preciso armazenar o documento e enviá-lo ao cliente, o que também gera custos.
A NFS-e é uma maneira de otimizar tempo e dinheiro, por dispensar a impressão de papéis, o armazenamento físico e o transporte. Assim, a empresa consegue cortar custos operacionais, agilizar processos e contribuir para a preservação ambiental.
Aumento da segurança
O preenchimento eletrônico e a transmissão do documento em tempo real agilizam a emissão e o envio do documento ao cliente. Outro diferencial diz respeito ao fato de a assinatura digital garantir a autenticidade e a validação da NFS-e, possibilitando que a transação seja feita de forma rápida e segura.
Melhora o relacionamento com os clientes
A nota fiscal eletrônica é prática, uma vez que os empreendedores armazenam as notas no ambiente virtual. Os clientes, é claro, também se beneficiam dessa comodidade, considerando que é fácil receber e conferir o documento por e-mail ou por qualquer outra plataforma virtual.
Em contrapartida, documentos em papel podem ser extraviados ou perdidos. Pior ainda é precisar da nota fiscal em um momento crucial e não encontrá-la, pois é quase impossível que um cliente consiga uma segunda via.
Saber como emitir nota fiscal também indica que o empreendedor está regularizado perante o Fisco, o que aumenta a sua credibilidade e faz com que ele seja bem-visto pelos clientes, assim como pelos colaboradores.
Uma das maiores vantagens da contabilidade online está relacionada ao atendimento, que se dá com muito mais agilidade. Essa comunicação eficiente facilita a resolução rápida dos problemas e as tomadas de decisão.
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Inteligência de dados
As informações contidas em documentos eletrônicos como o XML, o DANFE e a NFS-e são analisadas mais facilmente, agilizando a realização do pagamento e, consequentemente, o fluxo financeiro da empresa.
Além disso, os documentos podem ser acessados rapidamente e por meio de qualquer dispositivo eletrônico, facilitando a rotina do negócio e as tomadas de decisão.
Claro, os arquivos devem ser armazenados com segurança na nuvem ou em servidores próprios, de modo que o empreendedor possa visualizá-los sempre que necessário de forma muito mais simples do que quando é preciso lidar com uma grande “papelada”.
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É preciso pagar para emitir nota fiscal?
O empreendedor não desembolsa nenhum valor para emitir nota fiscal eletrônica por meio do site gov.br. No entanto, somente o MEI não precisa de um serviço de contabilidade. Empresas optantes pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional são obrigadas por lei a ter um contador interno ou externo para acompanhar as contas da empresa.
Vale observar, ainda, que o MEI tem limite anual de faturamento de R$ 81 mil, ou o equivalente a R$ 6.750 mensais. Caso ultrapasse esse limite, a empresa será reenquadrada como Microempresa, deixando de ser Microempreendedor Individual. Por isso, é importante controlar as notas emitidas com atenção e contar com o suporte de um serviço de contabilidade, tradicional ou digital para evitar problemas futuros.
Por quanto tempo as NFS-e precisam ser armazenadas?
A obrigatoriedade de armazenar documentos fiscais já vem de muito tempo. Segundo o Código Tributário Nacional, as notas fiscais eletrônicas recebidas e emitidas precisam ser armazenadas por, pelo menos, 5 anos. O prazo aumenta para 10 anos no caso de nota fiscal de saída.
Durante esse período, o Fisco pode solicitar o documento para conferir o pagamento de impostos ou para cobrar dívidas pendentes. Não apresentar a NFS-e quando solicitado é passível do pagamento de multas e de outras sanções legais.
A guarda e a conservação dos documentos é de responsabilidade de quem emite e de quem recebe. Por isso, o ideal é que o empreendedor armazene os arquivos eletrônicos e faça o backup dos dados com regularidade.
Quais são os tipos de empresas?
Para emitir nota fiscal, o empreendedor deve ter um CNPJ ativo e definir o porte da empresa. Os principais modelos tributários são os seguintes:
Microempreendedor Individual (MEI)
Modelo criado pela Lei Complementar nº 128, o MEI é um pequeno empresário que, ao se formalizar, conquista benefícios como auxílio-doença, aposentadoria e auxílio-maternidade. O microempreendedor individual observa algumas obrigações como não ter sócios, não ser servidor público e se inserir em ocupações permitidas à categoria.
O MEI deve aderir ao Simples Nacional, modelo que visa reduzir custos e a burocracia de pequenos empresários, simplificando declarações e facilitando o recolhimento de impostos.
Microempresa (ME)
Microempresas são negócios com faturamento anual de até R$ 360 mil. O modelo permite a contratação de até 9 funcionários para atividades ligadas ao comércio e de até 19 funcionários para a indústria.
Empresa de Pequeno Porte (EPP)
A Empresa de Pequeno Porte fatura entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões por ano. Com relação ao quadro de funcionários, a EPP pode ter entre 10 e 49 para atividades ligadas ao comércio e entre 20 e 99 para indústria.
Antes de optar por um desses modelos, é recomendável consultar uma empresa de contabilidade especializada no assunto, visando garantir que não haja problema na obtenção do CNPJ. Uma boa alternativa é contar com o apoio da ÓBVIA, empresa especializada na abertura e na regularização de CNPJs.
Determine a natureza jurídica
Após determinar o porte da empresa, é necessário definir o regime jurídico, ou seja, estabelecer quais normas os donos da empresa devem observar para mantê-la em ordem. Também é importante determinar o investimento inicial, quais serão os sócios e a sua participação no negócio.
Os regimes jurídicos mais utilizados são os seguintes:
Sociedade Limitada Unipessoal (SLU)
É uma das formas de abrir um negócio sem a necessidade de sócios. O patrimônio da empresa e o do empreendedor se separam. Além disso, não há exigência de valor mínimo para compor o Capital Social.
Profissionais como médicos e dentistas podem abrir uma SLU. Esse regime jurídico tem outra vantagem bastante interessante: ao contrário dos demais modelos jurídicos, o mesmo empreendedor pode abrir mais de uma empresa com o mesmo formato.
Sociedade Empresarial Limitada (LTDA)
Regulamentada pelo Código Civil de 2002, o LTDA permite que o empreendedor tenha um ou mais sócios. O capital social é dividido em cotas, distribuídas aos sócios da empresa conforme o valor do capital investido. A Sociedade Empresarial Limitada protege o patrimônio pessoal dos sócios, deixando-o separado do patrimônio da empresa.
Quer entender melhor esse assunto? Então, confira o artigo: Passo a passo para abrir empresa: tudo que você precisa saber!
Empresário Individual (EI)
Nome que se dá ao empreendedor que abre uma empresa e a administra sem a participação de outros sócios. Uma das desvantagens desse modelo é que o responsável pela empresa responde, com seu patrimônio pessoal, pelas dívidas contraídas, ou seja, a responsabilidade é sempre ilimitada.
Outra desvantagem do EI é que o empreendedor não pode transferir ou vender a empresa, representando um problema para quem quer trabalhar em outro setor, por exemplo. Alguns profissionais são impedidos de abrir uma Empresa Individual; é o caso de servidores públicos, advogados, médicos e arquitetos.
Como emitir nota fiscal? Confira o passo a passo:
O prestador de serviço pode emitir a NFS-e pelo Emissor Público Web, pelo Emissor Público Mobile, pelo Portal da NFS-e ainda pelos Webservices. Quem não é MEI, no entanto, só pode utilizar o Emissor Web, que está disponível para os CNPJs inscritos nos municípios que optaram pelo sistema nacional.
1. Acesse o site gov.com
Para usar o emissor nacional e o APP, o empreendedor tem que cadastrar os dados da empresa no Emissor Nacional. Também dá para acessar o portal por meio da conta de usuário no site do gov.br. Nesse caso, no entanto, é preciso ter o selo prata ou o ouro. Depois de preencher os dados solicitados e criar login e senha, clique em fazer o primeiro acesso.
Importante: O MEI deve acessar o Emissor Nacional com o CNPJ, e não com o CPF.
2. Defina suas preferências
Após acessar a página, clique em ”Configurações”. Preencha os campos referentes ao e-mail e telefone que serão utilizados em como emitir nota fiscal. No campo: “Valor Aproximado dos Tributos” selecione “Não informar nenhum valor estimado para os tributos”.
Pronto! Você já pode emitir uma nota fiscal eletrônica.
E para emitir notas pelo APP? Nesse caso, é necessário cadastrar os Serviços Favoritos na página inicial do emissor de NFS-e. Para isso, clique em “Adicionar Novo Favorito”, preencha os dados solicitados e selecione uma atividade. Em seguida, clique em “Novo Serviço Favorito”. É possível cadastrar até 10 itens na aba de “Favoritos”.
3. Saiba como emitir a nota fiscal
Para emitir a nota fiscal pelo Emissor Web, clique em “Emissão Completa” ou em “Emissão Simplificada”. A última opção está disponível apenas para pessoas jurídicas cadastradas como MEI ou para pessoas físicas.
Esses usuários devem ter Inscrição Municipal no Cadastro Nacional de Contribuintes (CNC) e estarem domiciliados em um município conveniado ao Sistema Nacional da NFS-e.
Emissão simplificada
Em relação à versão simplificada, basta preencher os dados do cliente e o valor do serviço prestado. Confira os dados: se tudo estiver correto, clique em “Emitir Nota Fiscal”.
Emissão completa
É obrigatória para serviços cujo ISSQN é devido no local do tomador e para empresas de exportação. Para emitir essa versão, o MEI deve clicar na opção “Versão Completa”. Comece selecionando no calendário a data da realização do serviço.
O box “Informar Série e Número da DPS”, não precisa ser preenchido. Caso opte pelo preenchimento desses dados, informe os dados solicitados.
Emitente
Emitente é quem está realizando o serviço. Os campos desta sessão já virão preenchidos conforme o cadastro feito anteriormente no sistema ou no site da Prefeitura de cada cidade.
Tomador
É a empresa que está pagando pelo serviço. Depois de preencher o CPF ou o CNPJ, faça a busca para encontrar os dados necessários na Receita Federal. É opcional incluir telefone, e-mail e endereço, mas, caso escolha fornecer esses dados, elimine todos os espaços em branco para evitar erros.
Local de prestação de serviço
Selecione a cidade na qual a empresa está registrada. No campo “Serviço Prestado”, escolha o código de tributação correto. Informe se é caso de exportação, imunidade ou não incidência de ISSQN. Caso a resposta seja sim, selecione o município de incidência ISSQN.
Valores do serviço prestado
Informe o valor do serviço e se há ou não incidência de ISSQN.
Serviço prestado
Selecione o código de tributação nacional. Em seguida, escolha o código de tributação da cidade onde o serviço foi realizado.
Descrição
Informe o tipo de serviço prestado e algumas informações que auxiliem a identificá-lo como material utilizado, cores e utilização.
Antes de gerar a NFS-e, confira os dados. Encontrou algum erro? Clique em “Editar” e altere o que for necessário. Se tudo estiver correto, clique em “Emitir Nota Fiscal”.
Depois de emitir a nota fiscal, é possível baixar o DANFE da nota fiscal e o arquivo XML. Também há uma versão para impressão. Para acessá-la, clique em “Notas Emitidas” e na nota desejada. Clique no ícone da impressora depois que a página carregar.
Como emitir nota fiscal pelo app do Emissor Nacional
Para saber como emitir nota fiscal pelo celular, siga os seguintes passos:
Após receber a msg “Nota Fiscal Emitida com Sucesso”, clique na nota para baixar o PDF.
Presta serviço para uma obra? Nesse caso, preencha o campo de informações adicionais com os dados da obra, ou seja, com o endereço onde o serviço foi realizado ou com o Cadastro Nacional de Obras, emitido pela Receita Federal do Brasil. Além disso, preencha o nome do município. Depois, toque em “Avançar” para emitir sua NFS-e.
Como acessar as notas emitidas?
Para acessar as notas recentes, siga os seguintes passos:
- Entre na página do Emissor Nacional e preencha o login e a senha.
- Clique no ícone “NFS-e Emitidas”, no canto superior direito.
- Selecione o documento desejado. Clique nas três barras no final da linha e selecione o ícone “Visualizar NFS-e”.
Como cancelar uma NFS-e?
Para cancelar uma NFS-e emitida com erro ou cujo serviço não tenha sido concluído, entre no página do Emissor Nacional e siga estas dicas:
Como facilitar o processo de emissão? Use o app da OBVIA
O processo de emissão de notas fiscais é muito mais fácil com o app da OBVIA! Veja como é simples:
- Baixe o app da OBVIA no Play Store ou no Apple Play.
- Valide os dados cadastrais.
- Abra o app da OBVIA e clique nas três barras no canto superior esquerdo.
- Clique em “Administrar NFS-e”.
- Na página Notas Fiscais, procure o cliente para quem você deseja emitir o documento. Toque em “Nome”.
- Se o cliente não estiver cadastrado, clique em “Adicionar Cliente”. Preencha os campos solicitados. Confira e clique em “Incluir”.
- Selecione o tipo de nota fiscal eletrônica que será emitido.
- Informe o valor bruto da nota, os dados da competência e o tipo de serviço. No campo “Descrição”, forneça as informações do serviço prestado como nome, material utilizado e as especificidades que julgar necessário.
- Na tela de “Validação”, confira os dados. Se algo estiver errado, clique em “Editar Informações” e corrija as informações necessárias. Está tudo correto? Então, selecione “Emitir Nota Fiscal”.
Pronto! A NFS-e já está pronta e já pode ser enviada ao cliente. Veja o passo a passo completo neste vídeo:
Emissão de nota fiscal – OBVIA App
Como localizar a NFS-e emitida?
Agora que você sabe como emitir nota fiscal com o app da OBVIA, precisa aprender como localizar os documentos emitidos, certo?
1. Abra o app da OBVIA.
2. Clique em “Administrar NF-e”.
3. Selecione a página “Notas Fiscais” e selecione a aba “Histórico”. Procure a nota fiscal desejada entre os documentos emitidos.
Como você viu, saber como emitir nota fiscal pela OBVIA é simples, fácil e rápido. Pelo app da OBVIA, é possível emitir uma nota fiscal de serviço em menos de um minuto! Não é necessário se cadastrar no Emissor Nacional nem fazer o login no sistema.
Com a OBVIA, você tem o controle contábil na palma da mão. O objetivo da empresa é melhorar a vida de quem tem um CNPJ e quer manter as contas da empresa sempre em dia.
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